Управление доступом к файлам, папкам и коллекциям
Платформа поддерживает создание специфичных правил доступа к содержимому библиотеки. Используйте этот инструмент для предоставления персонализированного доступа к отдельным папкам, коллекциям и файлам.
Настройка доступа
Используя поисковую строку, найдите папки/файлы/коллекции, к которым нужно настроить доступ. Затем для каждого такого объекта выполните следующие действия:
Откройте меню папки/файла/коллекции.
Перейдите в раздел "Управление доступом".
В открывшемся окне добавьте роли/пользователей и сразу же установите для них требуемый уровень доступа:
Просмотр
Скачивание
Поделиться
Редактирование
Полный доступ
Нажмите "Применить", чтобы сохранить изменения.
Сверьте список включенных разрешений в настройках роли с действиями, предусмотренными выбранным уровнем доступа. Убедитесь, что все нужные разрешения активированы.
Пример матрицы полномочий
Пример матрицы полномочий для настройки доступа к папкам может выглядеть следующим образом:
Роль / Папка | Папка A | Папка B | Папка C | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Администратор | Полный доступ | Полный доступ | Полный доступ |
| 2 | Руководитель отдела | Редактирование | Просмотр | N/A
|
| 3 | Сотрудник | Скачивание | Просмотр | N/A
|
| 4 | Подрядчик | N/A | Просмотр | N/A |
Администратор: Имеет полный доступ ко всем папкам, включая возможность просмотра, скачивания, редактирования, предоставления доступа и полного контроля.
Руководитель отдела: Имеет разрешение на редактирование в Папке A, просмотр в Папке B, но не имеет доступа к Папке C.
Сотрудник: Может скачивать файлы из Папки A и просматривать содержимое Папки B, но не имеет доступа к Папке C.
Подрядчик: Имеет доступ только к просмотру содержимого Папки B и не имеет доступа к остальным папкам.
Эта матрица демонстрирует гибкость в настройке прав доступа для различных категорий пользователей. Матрица полномочий для отдельных файлов и коллекций строится точно так же, как и для папок.
Основные принципы
Последовательное суммирование уровней доступа
Настройка доступа выполняется с учетом принципа последовательного суммирования уровней.
Это означает, что предоставление более высокого уровня доступа (например, редактирование) автоматически включает в себя все нижестоящие права (просмотр, скачивание, поделиться).
Важно учитывать эту цепочку при назначении прав, чтобы избежать излишних ограничений или, наоборот, непреднамеренного расширения доступа.
Просмотр: Возможность только просмотра файла/папки/коллекции.
Скачивание: Возможность просмотра и скачивания файла/папки/коллекции.
Поделиться: Возможность просмотра, скачивания и предоставления общего доступа к файлу/папке/коллекции неавторизованным пользователям.
Редактирование: Возможность просмотра, скачивания, предоставления общего доступа к файлу/папке/коллекции неавторизованным пользователям, изменения данных файла, свойст и содержимого папки/коллекции
Полный доступ: Возможность просмотра, скачивания, предоставления общего доступа к файлу/папке/коллекции неавторизованным пользователям, создания, редактирования и удаления данных файла, свойст и содержимого папки/коллекции.
N/A: Нет доступа к файлу/папке/коллекции (когда уровень доступа не выбран).
Приоритет максимальных прав доступа
Фактический объем разрешений определяется сравнением прав пользователя и его роли. Если права различаются, предоставляется максимальный доступ.
Например, если пользователю разрешено скачивать папку, а его роли — редактировать, то итоговый доступ для пользователя будет включать возможность редактирования папки, так как это более широкий набор прав.
Наследование прав для файлов и подпапок
Все файлы и подпапки всегда наследуют права доступа к папке, к которой они относятся.
Наследуемые права распространяются рекурсивно: Если у вас есть несколько уровней вложенных папок, права доступа распространяются каскадом сверху вниз. То есть права доступа устанавливаются на верхнем уровне, а затем передаются дочерним элементам (файлам и подпапкам).
Наследуемые права можно изменить/удалить на уровне объекта, где они были установлены: На дочернем уровне эти права нельзя редактировать, так как они заблокированы.
Наследуемые права нельзя сузить, но можно расширить: Допустим, если для файла унаследован уровень "Поделиться" от папки, то вы не сможете изменить его на "Скачивание". В данном случае можно расширить доступ до “Редактирование” или “Полный доступ”.
Контроль доступа к отдельным папкам каталога
Для корректной работы доступа к отдельным папкам в настройках роли нужно отключить два основных разрешения: «Просмотр» и «Полный доступ», относящиеся к доступу ко всему содержимому каталога папок. Другие ограничения можно отключать избирательно, исходя из матрицы полномочий роли. Этот подход облегчит администрирование и поможет поддерживать согласованные настройки.
После это требуется предоставить доступ к отдельным папкам в библиотеке:
Если доступ предоставлен роли, с папкой будут работать все её пользователи.
Если доступ предоставлен отдельному пользователю роли, только он сможет видеть и работать с этой папкой в соответствии с предоставленными правами доступа.
В каждом из этих случаев совокупность прав доступа автоматически определяется настройками роли и выбранным уровнем доступа к папке.
Все действия с файлами, ограниченные правами папки, отображаются в интерфейсе, но будут неактивны. Действия, отключенные в настройках роли, полностью исчезают из интерфейса, и даже после расширения прав доступа к папке останутся недоступными для пользователя.
