Стадии и действия с артефактами

В карточке проекта основная работа над ним участниками команды ведется в разделе "Управление проектом". Здесь проект последовательно походит несколько стадий. На каждой стадии создаются артефакты и задачи для их обработки.

Полные списки артефактов и задач проекта без разбивки по стадиям отображаются в отдельных разделах.

Стадии проекта

В зависимости от предусмотренного в шаблоне сценария проект может быть разбит на несколько стадий.

Активация и блокировка

Каждая стадия представлена в отдельной вкладке и имеет свой статус – активная или заблокированная.

Как правило, блокируются завершенные стадии или стадии, работу над которыми нельзя начинать, не завершив предыдущие. Действия с артефактами, находящихся на заблокированной стадии, становятся недоступными.

Блокировка и активация стадий может производиться автоматически или вручную. Для ручного управления блокировкой стадии достаточно нажать на ее название и кликнуть на появившуюся опцию. У заблокированных стадий выводится иконка "замочек", при разблокировке иконка исчезает.

Переходы между статусами

Внутри каждой стадии предусмотрен набор статусов, через которые последовательно проходит процесс работы над артефактами.

Перевод артефакта из одного статуса в другой выполняется непосредственно пользователями или по триггеру в автоматическом режиме.

Переход между статусами вручную доступен на странице управления артефактом. В ее верхней строке выводится меню смены статусов. Для перехода можно использовать один из способов:

развернуть меню и выбрать любой другой из доступных статусов артефакта;
нажать на стрелку меню – переход будет выполнен на статус, указанный в настройках шаблона проекта (работает, если в шаблоне предусмотрены ручные переходы).

При автоматическом переходе триггером может служить добавление или удаление файла, заполнение форм, изменение статуса задачи и пр.

Все настройки для перехода между статусами задаются для каждой стадии в шаблоне проекта.

Побочные действия

Иногда при переходах предусмотрено выполнение побочных действий:

блокировка артефакта;
добавление или удаление тегов;
активация или блокировка стадии проекта;
перемещение артефакта на другую стадию проекта;
активация или блокировка формы;
отмена всех активных задач.

При отклонении проекта автоматически срабатывают побочные действия, предусмотренные при отмене связанных задач.

Артефакты

На стадиях проекта артефакты отображаются в разбивке по статусам согласования. Параметры каждого артефакта представлены в табличном виде.

Основные параметры артефакта

Превью – выводится для артефакта при наличии файла. Всегда показывается его последняя версия. Превью зависит от типа файла, например:
- Изображение – миниатюра с содержимым.
- PDF-документ – первая страница.
- Видео – обложка видеоролика.
- Файл не загружен – стандартная иконка-заглушка.
Название – при клике выполняется переход на страницу управления артефактом. Требования к уникальности не предъявляются. Название может быть некликабельно, если у вашей проектной роли отсутствует разрешение "Просмотр детализации артефакта".
Теги – отображаются шильдики с тегами, которые присвоены артефакту. Тегирование артефакта выполняется автоматически, если это действие предусмотрено для статуса настройками шаблона проекта. При отсутствии тегов у артефакта выводится "прочерк".
Действия – для каждого артефакта представлена иконка перехода в режим проверки и согласования макета (аннотатор). Иконка неактивна, если файл в артефакте отсутствует или работа в аннотаторе для файла не предусмотрена (например, видео, аудиороликов и пр.).
Версия – выводится номер версии файла артефакта. При отсутствии файла установлен “прочерк”.
Срок выполнения – дата завершения работ с артефактом, выводится "прочерк", если такого срока не предусмотрено. Срок исполнения выбирается в настройках артефакта с помощью календаря. Может корректироваться при необходимости.
Дата создания – дата создания артефакта в проекте. Устанавливается автоматически для каждого артефакта и не может быть изменена.

ID артефакта

При создании каждому артефакту присваивается уникальный ID. Этот параметр не выводится в таблице, но доступен на странице управления артефактом.

ID позволяет идентифицировать артефакт в рамках раздела “Проекты”. Представляет собой четырехзначный порядковый номер (0277, 0278 и т.д.), который определяется общим количеством артефактов в вашем аккаунте с учетом удаленных.

При клике на ID копируется ссылка на страницу управления артефактом. Эту ссылку можно отправить другим участникам проекта.

Действия с артефактом

С артефактами на стадиях управления проектом можно выполнять различные действия через его меню опций.

Перемещение на стадию

Нажмите "Изменить стадию" и выберите в модальном окне стадию, на которую требуется переместить артефакт. Для выбора доступны только активные стадии проекта.

Подтвердите перемещение, и артефакт будет перенесен в начальный статус выбранной стадии.

Блокировка

Выберите пункт "Заблокировать" и подтвердите блокировку в модальном окне. В результате артефакт станет недоступен для изменений, а рядом с его названием отобразится иконка "замочек".

После блокировки пользователи не смогут:

переводить артефакт в другой статус вручную;
выбирать новый срок согласования;
загружать новые версии файла и добавлять формы;
блокировать и удалять формы;
добавлять новые задачи, изменять и удалять ранее созданные, менять их статус;
отправлять оповещения исполнителям, не давших ответ по согласованию;
выполнять согласования, в том числе и принудительно;
управлять комментариями;
загружать дополнительные файлы.

Для разблокировки артефакта выберите "Разблокировать" в меню опций или нажмите на иконку "замочек". Подтвердите разблокировку и артефакт снова станет доступен для изменений.

Управлять блокировкой можно также на странице управления артефактом через меню "Действия" или иконку "замочек", которая выводится рядом с названием артефакта в верхней части экрана.

Копирование

Выберите пункт "Дублировать", введите название артефакта в модальном окне и подтвердите копирование.

В результате на начальной стадии проекта будет создана копия исходного артефакта с последней версией файла и всеми заполненными формами. Задачи, согласования и комментарии не будут скопированы.

Копирование не будет выполнено, если в результате этого действия будет превышено ограничение по количеству артефактов на стадии проекта. Такое ограничение устанавливается в настройках шаблона проекта.

Экспорт

Выберите пункт "Скачать", загрузка данных из артефакта будет запущена автоматически. Состав выгрузки зависит от содержимого артефакта.

Для файла всегда скачивается его последняя версия.
Формы экспортируются в виде отдельных PDF-файлов.
Дерево комментариев к артефакту выгружается таблицей в PDF-файле.
Несколько объектов артефакта упаковываются в zip-архив.

Удаление

Нажмите "Удалить" и подтвердите действие в модальном окне. Артефакт будет удален из проекта без возможности восстановления.

Для удаления нескольких артефактов выделите их галочками и нажмите "Удалить выбранные" в правом верхнем углу.

Действия с файлом артефакта

Если в артефакт загружен файл, то в колонке "Действия" будет активна иконка ссылки для перехода в аннотатор. Отображение файла и доступные действия для просмотра зависят от его вида.

Изображение

В режиме аннотирования изображение артефакта выводится крупным планом для детального ознакомления.

Используя доступные в аннотаторе инструменты, вы можете:

просмотреть предыдущие версии файла;
управлять параметрами просмотра – масштабом отображения, ориентацией и пр.
выполнить измерения;
добавить заливку областей;
оставить комментарии к файлу и его фрагментам;
просмотреть формы и атрибуты проекта;
сравнить файл с документами из других проектов и пр.

PDF-документ

Файл PDF-формата выводится в аннотаторе постранично. Для перехода между страницами предусмотрен пагинатор.

Инструменты аннотирования для PDF-файла аналогичны инструментам, которые используются для изображений. Комментарии и замечания проверяющих привязываются к конкретной странице документа.

Видео и аудиофайлы

Видео и звуковые записи не поддерживаются в режиме аннотирования. Такие файлы можно просматривать и прослушивать непосредственно на странице управления артефактом.

Управлять просмотром видеороликов можно с помощью инструментов видеоплеера:

кнопка Play;
полоса просмотра;
разворот на весь экран
управление громкостью;
меню управления воспроизведением.

Для прослушивания аудиофайлов доступна звуковая дорожка:

Согласование данных файлов осуществляется через разделы “Согласования” и “Комментарии”.

Действия с формами артефакта

В карточке артефакта у каждой формы доступно отдельное меню с опциями управления.

Заблокировать – поля формы становятся недоступны для редактирования.
Скачать – форма загружается на ваш компьютер в виде PDF-файла.
Удалить – форма удаляется из артефакта безвозвратно после подтверждения.

При наличии разрешения на редактирование вы всегда можете изменить значения полей любой незаблокированной формы и сохранить новые данные.

Публикация артефакта

Вы можете создать публичную ссылку на артефакт и поделиться ею с внешними пользователями (агентствами, подрядчиками и пр.), не предоставляя им доступ в систему. Для создания ссылки в артефакт должен быть загружен файл.

Перейдите в настройки артефакта и выберите “Создать ссылку на артефакт” в меню “Действия”.
Заполните параметры в открывшемся окне:
1. Выберите версию файла.
2. Отметьте формы и дополнительные документы, которые требуется прикрепить к файлу.
3. Настройте отображение комментариев, если это необходимо.
4. Введите сообщение, которое будет выводиться для пользователей в карточке опубликованного файла.
5. Ограничьте доступ к файлу паролем и назначьте срок действия ссылки.
6. Введите email пользователей для отправки им уведомлений о публикации со ссылкой на файл.
Нажмите “Создать ссылку”. Сформированная публичная ссылка на файл отобразится в отдельном поле. Вы можете скопировать ее и отправить нужным адресатам.

По ссылке пользователи попадут в карточку файла. Здесь пользователи могут скачать оригинал файл вместе с дополнительными документами, просмотреть заполненные формы, ознакомиться с комментариями, которые оставили пользователи к опубликованной версии в процессе согласования и пр.

Данные о публикации артефактов автоматически записываются в профиле пользователя – раздел “Мои публикации”.

Общий анализ артефактов

Для удобства работы список всех артефактов проекта сгруппирован в отдельном разделе "Артефакты". Такая группировка позволяет видеть артефакты в одном месте, не переключаясь между стадиями проекта.

С помощью фильтров по статусам и авторам вы можете найти нужный вам артефакт и быстро перейти к нему.

Также в этом разделе выполняются все основные действия, которые доступны с артефактами на стадиях управления проектом – блокировка, перемещение на другую стадию, удаление и пр.

Mediaquad FAQ